O gerenciamento documental de uma operação internacional frequentemente recebe menos atenção do que merece, embora represente uma das etapas onde ocorrem os maiores gargalos operacionais, custos imprevistos e até processos administrativos e judiciais.
Por outro lado, quando o despachante conduz o fluxo de informações e documentos com precisão, padronização e rastreabilidade, a operação internacional se torna previsível, transparente e financeiramente controlável.
Um erro aparentemente simples, como uma discrepância entre o peso informado no conhecimento de embarque e no packing list, ou até mesmo a utilização de um código NCM incorreto é o suficiente para atrasar todo o processo de despacho e desembaraço aduaneiro.
Por isso compreender como estruturar, revisar e controlar toda a parte documental de uma operação internacional é o que veremos neste texto.
Qual é a função do gerenciamento documental na operação internacional?
O gerenciamento documental não é apenas uma etapa prévia ao despacho aduaneiro, visto que ele deve acompanhar todo o ciclo da operação internacional.
Desde a negociação comercial até o recebimento da mercadoria no destino, há uma sequência de verificações e validações que o profissional deve organizar com rigor técnico.
A principal função desse gerenciamento é garantir que cada documento reflita com exatidão as características da mercadoria e da operação logística.
A Receita Federal do Brasil (RFB) baseia suas análises em cruzamentos de informações com o auxílio de seus sistemas, e qualquer divergência entre as documentações apresentadas em relação a mercadoria física e a legislação vigente pode ser interpretada como tentativa de ocultação ou irregularidade, ainda que involuntária.
Esse entendimento explica por que os órgãos reguladores exigem consistência absoluta entre todos os elementos, ou seja, documentos, mercadorias, normas e regulamentos.
Outra função importante é assegurar a conformidade documental com as exigências específicas de órgãos anuentes. Mercadorias controladas por órgãos como a Anvisa, Inmetro, MAPA, entre outros, precisam de autorizações específicas, emissão prévia de licenças ou anexação de certificados que comprovem a conformidade técnica, sanitária ou fitossanitária.
Retenções e análises adicionais ocorrem quando o despachante não prepara esses documentos com antecedência, problemas que a empresa poderia evitar.
Além disso, o gerenciamento documental afeta diretamente os custos operacionais, já que a falta de um documento e/ou informação pode levar a armazenagem alfandegada por um período prolongado, cobrança de Demurrage de contêiner e até mesmo custos com despesas administrativas não previstas.
Como estruturar o gerenciamento documental?
Uma operação internacional bem estruturada depende de um fluxo documental padronizado, e esse fluxo deve contemplar checkpoints claros, responsáveis definidos e prazos alinhados às etapas da operação.
Primeira etapa – mapear
A primeira etapa consiste em mapear todos os documentos exigidos para cada tipo de mercadoria. Esse mapeamento precisa considerar:
- Exigências do país exportador;
- Exigências do país importador;
- Requisitos de órgãos reguladores/anuentes;
- Características específicas do produto, como composição, função, aplicação, tecnologia empregada, entre outras características técnicas.
Com o mapeamento concluído, o próximo passo é criar um protocolo de conferência que define quem recebe cada documento, quem revisa, quais pontos devem ser analisados e como as correções devem ser feitas ou solicitadas.
Segunda etapa – conferir
A etapa de conferência deve incluir verificação de datas, descrição detalhada da mercadoria, código NCM, quantidade, unidade de medida, valores, moeda negociada, pesos, informações do exportador e importador e informações sobre o transporte.
O cruzamento das informações contidas na fatura comercial, packing list e conhecimento de embarque é uma das atividades mais importantes desse processo, uma vez que é preciso ter total consistência entre todos os documentos que serão apresentados ao longo do processo logístico.
A previsibilidade também depende da criação de prazos internos para recebimento e revisão dos documentos. Por isso, antes do embarque da carga é preciso que o fornecedor envie ao importador a fatura comercial e o packing list, bem como o draft do conhecimento de embarque para serem revisados e aprovados.
Esse cuidado reduz a probabilidade de que correções sejam exigidas quando a carga já está em trânsito ou no decorrer do processo de despacho aduaneiro.
Outro aspecto fundamental é a padronização do processo de gerenciamento documental. As empresas com alto volume de operações de importação, por exemplo, conseguem acelerar suas operações quando desenvolvem modelos de documentos e instruções de embarque detalhadas para que o exportador saiba quais informações devem constar em cada documento.
Essa padronização reduz erros recorrentes e assegura maior consistência entre documentos, informações, mercadorias e normas que regem o comércio exterior.
Principais documentos de uma operação internacional e seus pontos críticos de análise
Embora cada operação tenha características próprias, existe um conjunto de documentos considerados básicos de qualquer operação internacional.
Então, vamos apresentar aqui uma análise dos principais itens e dos erros que mais geram problemas junto à Receita Federal:
Fatura Comercial (Commercial Invoice)
É o documento central da operação internacional, pois contém informações sobre valor, condições de venda, descrição dos itens e Incoterm utilizado. Os principais pontos de atenção são:
- Coerência da descrição técnica da mercadoria, sem omissões;
- Valores declarados corretamente;
- Moeda e condições de pagamento descritas corretamente;
- Especificação clara das unidades de medida;
- Código NCM correto, de acordo com as características de cada mercadoria;
- Incoterm utilizado.
Packing List
Organiza as informações sobre volumes, pesos e dimensões e este documento é utilizado para conferência física da carga. Erros comuns incluem:
- Divergência de peso entre documentos e a própria carga;
- Quantidades diferentes das informadas na fatura comercial;
- Volumes adicionais não descritos;
- Ausência de especificação do tipo de embalagem ou contêiner.
Conhecimento de embarque
Representa o contrato de transporte entre o embarcador e o transportador, além de conter informações essenciais para a liberação aduaneira da carga. Entre os pontos críticos, estão:
- Falta da data de emissão e assinatura;
- Descrição da mercadoria incompleta;
- Não inclusão do código NCM da mercadoria;
- Dados do consignatário informados incorretamente;
- Erro ao informar o peso bruto da carga;
- Falta de informação sobre o tipo de embalagem/container.
Rastreamento, versionamento e controle da revisão documental
Uma das dificuldades mais comuns na gestão documental, principalmente para as empresas que possuem alto volume e frequência de operações internacionais é a perda do controle sobre as versões dos documentos emitidos ou revisados.
Sem rastreamento adequado, a equipe pode enviar ao exportador/importador e/ou ao despachante aduaneiro uma versão desatualizada dos documentos, gerando inconsistências graves.
Um controle eficiente da revisão documental inclui:
- Arquivamento digital com versionamento;
- Protocolo de recebimento e conferência;
- Histórico de modificações/alterações;
- Identificação clara da versão final;
- Compartilhamento de documentos apenas através de canais oficiais e rastreáveis.
Sistemas de gestão documental ajudam a organizar essa trilha, mas mesmo as empresas que utilizam métodos simples, como pastas padronizadas para arquivo eletrônico e controle de versões numéricas, conseguem evitar grande parte dos problemas.
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