As operações de comércio exterior envolvem uma série de etapas. As quais se interligam de forma precisa para que a mercadoria deixe seu país de origem e chegue ao de destino em condições adequadas, no prazo esperado e de acordo com o que as partes negociaram. Embora muitas empresas tendam a coordenar esse processo de forma interna, é comum a contratação dos serviços de um agente de carga internacional. Este, é capaz de garantir que cada etapa do processo avance de forma alinhada e coerente com as necessidades do importador. Sempre em conformidade com as normas e regulamentos vigentes.
Esse profissional atua como um facilitador, e não apenas como um intermediário. Visto que deve ser apto a fornecer suporte técnico, operacional e consultivo, desde a coleta da carga no fornecedor.
Compreender a sua atuação e saber o que avaliar antes de contratar seu serviço é o que você encontrará ao longo deste texto.
Qual é a função do agente de carga internacional?
O agente de carga internacional, também conhecido como Freight Forwarder. Este tem a função de representar o embarcador (importador ou exportador) perante as operações logísticas de suas cargas. Cuida do agenciamento e do gerenciamento do transporte internacional de mercadorias.
Entretanto, sua função não se limita a isso, atuando como responsável por integrar fornecedores, transportadores, armadores, companhias aéreas, e, quando necessário, os despachantes aduaneiros indicados pelos importadores.
É importante ressaltar que o agente de carga internacional presta serviços auxiliares e conexos ao serviço de transporte, não sendo o responsável por este.
Uma das principais características dessa atividade é a capacidade do agente de carga de realizar a consolidação de cargas, negociar fretes, reservar espaços em navios e aeronaves, propor soluções de transporte compatíveis com o tipo de mercadoria, o nível de urgência e o custo disponível.
Normalmente, o agente de carga mantém uma rede de parceiros no exterior, o que chamamos de agentes correspondentes, para realizar a interface local com o fornecedor, coletar a carga, acompanhar a emissão e aprovação de documentos, receber instruções de embarque e, claro, acompanhar o embarque da carga.
Essa presença internacional possibilita a coordenação contínua de toda a operação. Além de evitar falhas como atrasos na liberação da documentação, possíveis divergências de dados entre documentos ou até mesmo embarques não autorizados.
Principais atividades desenvolvidas pelo agente de carga internacional
A atuação do agente de carga envolve diversas etapas formais e informais. Entre as principais responsabilidades estão:
Planejamento logístico
Antes de negociar o frete, o agente analisa as características da carga, o lead time desejado do embarcador e o histórico de rotas disponíveis.
Essa análise ajuda a identificar o melhor modal ou a combinação de modalidades de transporte adequada. Visto que há possíveis limitações quanto a natureza, peso ou dimensões da carga, a partir disso, poder negociar fretes com armadores e/ou companhias aéreas.
Negociação de fretes e serviços acessórios
O agente de carga internacional atua diretamente com armadores, companhias aéreas e transportadores rodoviários. Graças ao volume de embarques gerenciado por esses profissionais e sua rede de contatos, as negociações costumam ser mais vantajosas do que aquelas realizadas diretamente pelo importador. Tanto em relação ao valor do frete quanto às condições comerciais.
Isso se deve, principalmente, quando o importador não possui volume ou frequência de embarques o bastante para “barganhar” com os armadores e as companhias aéreas.
Além do frete, o agente negocia serviços complementares como armazenagem, estufagem e desova de container, cotação e contratação de transporte interno no país de origem, entre outros serviços.
Gestão e conferência documental
A documentação é um dos pontos mais sensíveis da importação. Visto que um erro no conhecimento de embarque, fatura comercial, packing list ou certificado de origem pode gerar atrasos, multas aplicadas ao importador pela Receita Federal, exigências adicionais e outras penalidades.
Nesse sentido, o agente de carga internacional verifica a consistência dos documentos, além de emitir o House Bill of Lading ou o House Air Waybill para o embarcador. Vinculando sua responsabilidade sobre a operação.
Ele também acompanha os prazos de envio dos documentos físicos ou eletrônicos, envia o draft do conhecimento de embarque para o importador aprovar, coordena possíveis alterações na documentação, e, quando necessário, orienta o importador sobre as exigências do país de origem.
Coordenação da coleta da carga e do pré-embarque
No país de origem, o agente local realiza a coleta da carga junto ao fornecedor (dependendo do Incoterm negociado). Conferindo quantidades e volumes, verificando as condições de embalagem e acompanhando a chegada da carga até o terminal portuário ou aeroportuário. De forma a cumprir com o deadline de carga e de documentos, para que a carga possa ficar armazenada, aguardando para ser embarcada.
Agora, se a carga for consolidada com a de outros embarcadores, no modal marítimo LCL, o agente local realiza a coleta da carga no fornecedor, leva para o seu armazém, faz a consolidação das cargas e acompanha a chegada do container até o terminal portuário.
Essa etapa é fundamental para garantir que a carga seja entregue no terminal para ser embarcada na data programada.
Acompanhamento do embarque
O agente de carga internacional acompanha o embarque da carga, monitora o status, emite notificações ao importador e avisa sobre possíveis desvios ou atrasos no embarque. Caso ocorra, informará a nova data prevista para o embarque acontecer.
Esse acompanhamento contínuo dá maior chance de o importador antecipar decisões, ajustar cronogramas internos ou ampliar a comunicação com seu despachante aduaneiro e até mesmo comunicar sobre possíveis atrasos na entrega junto ao cliente final.
Pós-embarque e chegada da carga no destino
No embarque marítimo, até 48 horas antes da atracação do navio no porto de destino, o agente de carga tem a responsabilidade de realizar a desconsolidação eletrônica do conhecimento Máster no Sistema Mercante, informando os respectivos houses.
Após a atracação do navio ou pouso da aeronave, o agente de carga no destino informa o importador e/ou despachante aduaneiro sobre a chegada da carga, bem como sobre a entrega dos documentos ao terminal. Sendo responsável ainda pela desconsolidação física das cargas, para que cada carga seja direcionada ao seus respectivos donos.
Dependendo dos serviços contratados pelo importador, o agente de carga ainda pode dar o suporte necessário ao processo de liberação da carga junto ao terminal.
O que avaliar antes de contratar um agente de carga internacional?
O primeiro passo é selecionar o agente de carga internacional que corresponda com a sua real necessidade. De preferência que tenha experiência com o tipo de carga que será embarcada e infraestrutura adequada.
O passo seguinte é pesquisar a reputação do agente no mercado, verificar se é idôneo, financeiramente estável e qual o seu tempo de atuação.
Certifique-se que o agente de carga ofereça atendimento de qualidade, além de informar os canais de comunicação e o tempo de retorno.
Procure também obter feedbacks de outros importadores e contrate o agente de carga internacional que passar mais confiança à sua empresa. Afinal, será ele que intermediará o transporte de sua carga.
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